Numa postagem anterior falei que o grande desafio do empreendedor é continuar assimilando as melhores práticas e, ao mesmo tempo, implementar a estratégia, que é o que tornará a empresa diferente.
Esta postagem é indicada ao pequeno empreendedor que tem dificuldade em implantar as melhores práticas. Vou dar algumas dicas em linguagem simples de como resolver esse problema e conseguir sucesso a partir de implementação dos processos dessas ferramentas. Um processo é um conjunto de ações e atividades interrelacionadas que são executadas para alcançar um objetivo.
Eu vejo similaridade entre as diversas ferramentas de melhores práticas: desde o ciclo PDCA, PMBOK, ITIL, COBIT, etc. Todas têm muitas contribuições para se alcançar ótimos resultados. Não é necessário saber sobre as siglas, ao menos que você queira, mas vamos aqui nos aprofundar na prática somente sobre o que queremos aplicar ao negócio, conforme minha visão.
O PDCA consiste num procedimento iterativo de gestão de quatro ciclos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. São os seguintes: Planejar, Executar, Verificar, Ajustar.
Todavia, o que quero é mostrar aqui uma visão do COBIT, não só por que já apliquei essas noções num negócio e obtive reconhecimento em um mercado local, mas devido os níveis de maturidade dos processos de TI descritos no COBIT, pois descrevem perfis de processos que podem ser reconhecidos pelas organizações e assim aplicados corporativamente. Mas, veja, o que vou descrever é uma recomendação e não a solução, você pode adaptar isso ao seu negócio ou necessidade.
E como frisei acima é ideal para quem quer utilizar as melhores práticas pela primeira vez, pois vai do nível inferior ao superior, gradativamente.
Esses níveis não estabelecem patamares evolutivos, onde não se pode alcançar um nível superior sem antes passar pelos inferiores.
0 – Inexistente - A organização não reconhece a existência de um processo a ser gerenciado. Isto quer dizer que o pessoal que trabalha não tem nenhuma noção de melhores práticas.
1 – Inicial - Há evidência de que a organização reconhece que o processo existe e que as necessidades devem ser endereçadas. Entretanto não há um processo padronizado e o gerenciamento é caso a caso e desorganizado. Aqui a única diferença é que se sabe da existência desses processos, mas não se tem nenhuma iniciativa para aplicá-lo na prática.
2 – Repetitível, porém intuitivo - Os processos são estruturados e procedimentos similares são seguidos por diferentes indivíduos para a mesma tarefa. Há forte dependência do conhecimento individual e existe alguma documentação. Aqui neste nível não há uma organização na utilização dos processos, existe, mais é individualizado.
3 – Definido - Os processos são padronizados, documentados e comunicados. Entretanto deixa a cargo dos indivíduos seguirem os processos. Não há certeza que de desvios serão detectados. Aqui existe a padronização, documentação e comunicação, mas não há o gerenciamento, o que afeta o aproveitamento das informações.
4 – Gerenciado - Existe a possibilidade de monitorar e medir a conformidade dos processos com os procedimentos definidos. Há ações para melhoria e uso de algumas ferramentas automatizadas. Aqui existe o gerenciamento do nível 3 e pode se ver que a documentação das medições e do monitoramento permite implementar ações de melhoria e até utilizar ou desenvolver ferramentas automatizadas. Aqui nesse nível o negócio começa a se desenvolver.
5 – Otimizado - Os processos foram refinados até alcançar as melhores práticas, com base no resultado de melhoria contínua e comparações com outras organizações. A TI é usada para automatizar os fluxos de trabalho, provendo ferramentas para aumentar a qualidade e efetividade dos processos. Nesse nível você conseguiu a excelência nos negócios, os processos estão relacionados, medidos e monitorados, o que permite estabelecer estratégias de negócios de alto nível.
Então, olhe seu negócio, seja qualquer tamanho ou área, pelo prisma dessa ferramenta e inicie os processos para atingir o nível otimizado.
Digamos que você possui um restaurante. Você acompanha os processos? Verifica a qualidade dos produtos, tanto de venda como de compra? Mede as vendas e controla as operações de compra, analisa o fornecimento, com intuito de reduzir custos? Documenta as informações? Procura saber se existem tarefas que podem ser automatizadas? Enfim, haverá muitas informações para analisar se você começar a seguir o roteiro desses patamares. Pois são esses processos que vão de dar as informações para chegar ao nível 6 (Otimizado). Entretanto, esse método exige moderação e trabalho, pois precisa qualificar a equipe para trabalhar de forma coordenada e ir passo a passo galgando os níveis.
Aguardamos comentários para enriquecer a postagem. Obrigado!